El contacto con la editorial

¿El e-mail es viejo? , PERO NO TANTO…

10 motivos para estar alerta al enviar un e-mail

Comunicarte con una editorial, suele ser difícil; en general se trata de un primer  contacto frío y anónimo, que lo recibirá una persona que no necesariamente  esté vinculada con los intereses editoriales.

            Debes manejar con cuidado el texto para que el mismo no se enviado a la  papelera.

El correo  electrónico es hoy en día una de las herramientas que más tiempo ahorra;  ayuda , pero si lo usas de manera inapropiada puedes malgastar tu tiempo;  molestar a los editores, puedes dañar tu reputación y tus posibilidades de  publicar.

Una de las tareas que ocupa la mayor parte de nuestro tiempo frente a los ordenadores para promocionarnos. Y sin embargo, qué poco  cuidado demuestran algunas personasen la redacción de sus e-mails…

            Cuidar tu imagen

             Es la misma  idea que debemos aplicar a nuestros e-mails. Hay que transmitir la mejor imagen posible de uno mismo y del negocio que  representamos (o que buscamos). Recuerda que no podemos usar matices como el tono de la voz ni los gestos; sólo el texto escrito que el receptor del mensaje traducirá de forma inconsciente en términos positivos… o no.

Hay que crear una buena impresión con nuestra redacción. Si dispones de una página web  o blog donde estén alojados tus trabajos es saludable  incluir links que direccionen la mirada del receptor hacia los lugares que te  interesa promocionar.

Debes tener cuidado, para evitar links rotos.

 La ortografía debe ser cuidada, hoy la mayoría de los procesadores de texto, te  avisan sobre los errores; no desestimes su ayuda y si tu duda persiste, acude a Google el Oráculo universal, que te ayudará.

 La cuenta de correo e-mail es tu dirección física en internet. ¿Cambias mucho de vivienda? Seguramente no. Pues esto es lo mismo. Mantén tu cuenta  y cuídala, controla diariamente su contenido. No dejes que el celular te atrape.

 Las editoriales  se comunican por esa vía. Evita entrar o registrarte en dudosos foros sin políticas  de privacidad, ni te suscribas con ella a sitios de bromas, sexo, o poco  seguros. Para eso usa otra cuenta; procura que no se mezclen lo personal con tu trabajo profesional.

 En el primer contacto comercial a través e-mail , debes tener en cuenta:

La línea de Asunto. Muchas personas deciden qué mensajes leer o no en función de la línea de  Asunto.

Conviene pensar algo corto, con un buen gancho y lo más personal posible.

Usa la línea “Asunto” de tu correo para captar la atención del  receptor de tu mensaje y darle una idea de lo que vas a decirle. Si quieres presentar un artículo para una revista escribe algo así como: “Propuesta de artículo: Mujer y sobrepeso

Si conoces al editor escribe tu nombre para que te ubique “Propuesta de artículo: Mujer y sobrepesoJorjoW.

Si alguien te ha dado el contacto puedes incluir su nombre en el asunto:  contacto a través de Leonor Vázquez”.

  Si usas el asunto de manera adecuada te mantendrás lejos de la carpeta de    mensajes eliminados sin leer. Recuerda evitar palabras como GRATIS – DINERO y otras típicas del spam que te mandarán sin escalas a la papelera.

Los e-mails no son tan formales en los tratamientos como las comunicaciones de negocios escritas. Al fin y al cabo se trata de  ir al motivo lo antes posible, pero un saludo educado sin ser exagerado es  necesario.

      La presentación.    Nombre y empresa es suficiente. O a qué te dedicas. O mejor aún: El motivo  del mensaje.

      Las referencias.

Adonde has obtenido el e-mail es siempre un buen inicio. Si es en la web,  citando la página exacta. Si a través de un amigo, haciendo que tu destinatario lo recuerde, si el dato figura en una lista institucional, etc.

       El Tema o Cuerpo del mensaje.

 Escribir en primer lugar la información relevante, de lo contrario el     lector puede perder interés y dejar la lectura.

Lo importante es ser  breve; no conoces cuánto tiempo te va a conceder el destinatario para  decidir si le  interesa lo que propones o no. Entre 30 y 40 líneas son más que suficientes.

 Utiliza  frases y párrafos cortos, bien separados. Busca la fluidez en       la lectura.

    La  Firma y las diferentes formas de contactarte.

 Incluirla siempre al final del texto. Y evita títulos altisonantes. Una   alusión a tu profesión siempre viene bien.

Y se  paciente…

 Escribes el correo, le das al botón Enviar y al cabo de una hora ya estás   preguntándote por qué no has obtenido respuesta. Recuerda que el e-mail da una sensación de inmediatez al emisor, pero no tiene por  qué dárselo también al receptor. Dale tiempo para responder. Lo usual suele ser en el día, o a los dos días. Depende de la editorial. De sus horarios  de  trabajo. Las vacaciones, feriados, etc.,  Las editoriales pequeñas, o medianas, las dirige muy poca gente

 Tampoco desbordes la carpeta de recibidos de tus editores favoritos. Si acaban de rechazar o aceptar una obra tuya, no envíes otra propuesta con el mismo mail de respuesta porque creas una sensación de nunca acabar.

 Deja unas semanas en medio para que el editor pueda respirar.  Actúa con discreción-

Los correos electrónicos tienden a ser más informales que las cartas pero esto no significa que puedas usar mal el lenguaje. Recuerda que eres profesional y como tal debes comportarte. Si dudas, usa un lenguaje  formal.

 Cuidado con los emoticones y las abreviaturas que han proliferado  en  Internet.

Antes de enviar tu mensaje

      1 Revisa, revisa, revisa tu texto, no hay oportunidad de dar marcha          atrás.

      2 No uses las mayúsculas: significan que estás gritando.

      3 Recuerda que los correos electrónicos pueden reenviarse.

      4 Cuidado con escribir opiniones negativas sobre un editor o un                agente porque ese correo puede terminar en su buzón de correo.

     5 Todos los links que incluyas deberán estar operativos desde el                propio e-mail. Usa la URL entera, así por ejemplo:                                                                 https://www.policialesjw.com

     6 Importante. No adjuntes documentos a personas que no                          conozcas sin pedir primero permiso.  En la mayoría de las                        empresas los adjuntos no solicitados son automáticamente                    eliminados sin leer. Ni siquiera llegan al buzón de correo y los                  destruye  el robot del servidor.

    7 No incluyas la lista de todos los destinatarios a los que has                    enviado  un e-mail con el mismo contenido en el campo “Para o              C/C” Esto es muy malo. Usa para ello el campo CCO (con copia              oculta) de tu programa de correo.

    8 En las firmas del e-mail del remitente, , incluye un e-mail                       personal  y no uno más general tipo: info o ventas , etc…

     9 Si te encuentras en situación de tener que responder un                            e-mail aplica  estos mismos conceptos.

 10 Si no dispones de tiempo para contestar o estudiar el e-mail                     recibido, responde con un mensaje que indique que has recibido             su  mensaje,  y que contestarás a la brevedad posible.

            Conclusión

      En definitiva, el correo electrónico puede ser una herramienta efectiva que te ayude a ahorrar tiempo y dinero y a mantener buenas relaciones con  las editoriales que te publicarán.

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